Forfait ou régie : que choisir pour un projet BI ?

Vous avez soulevé le besoin pour votre entreprise de se doter d’une solution BI. Reste le choix du contrat que vous adopterez avec votre futur prestataire : forfait ou régie ? Quel contrat s’adaptera le mieux à votre besoin ? 

Lancer votre projet BI avec une entreprise tierce nécessite en amont de définir la forme que prendra cette prestation : nombre de consultants, temporalité, dead line du projet, livrables attendus, résultats…Dans cette configuration, deux possibilités s’ouvrent à vous : la prestation en régie, ou au forfait. Cette dualité classique est souvent à l’origine de questionnements et d’hésitations, pour l’entreprise cliente comme l’entreprise prestataire qui souhaitent arriver à une entente consensuelle tout en limitant les risques pour les deux parties. Alors, quelle est la meilleure solution ?

Tout dépend en fait de votre projet de départ, de votre besoin, de vos équipes, et de votre connaissance de la business intelligence.

Commençons par définir clairement ces deux modes de prestation.

La prestation au forfait

La prestation au forfait engage un résultat. Une enveloppe projet fixe est arrêtée, avec une date de livrable et un cahier des charges défini conjointement entre les parties. Tout les éléments spécifiés en amont permettent de répondre aux questions : qu’est ce que l’on crée ? avec quel budget maximum ? Pour quelle date butoir ?

Cette prestation au forfait est souvent rassurante pour le client : le budget ne bouge pas, sa demande est claire, et c’est au fournisseur de s’engager qu’à périmètre égal il mènera la mission à bien...à ses risques et périls ! Si dépassement il y a, c’est à lui qu’en incombera la responsabilité.

La prestation en régie

D’autre part, la prestation en régie engage des moyens. La société prestataire déclare mettre un nombre de personnes et de compétences spécifiques à disposition pendant une période donnée. Attention : cela ne veut pas dire que l’entreprise n’a pas d'exigences vis à vis du résultat, mais que la forme de ce résultat n’est pas figée au départ.

Si il n’y a pas forcément de date butoir, rappelons quand même que comme pour la prestation en forfait des dispositions sont prévues en cas de sortie du contrat (préavis, pénalités etc.) L’absence de date butoir n’interdit pas une estimation du lancement, cependant le temps alloué au projet sera beaucoup plus souple. Côté budget, la mission en régie fera souvent l’objet d’une facturation journalière (plus rarement, à l’heure ou la semaine).

Au premier abord, la prestation au forfait semblerait remporter le palmarès des avantages vis à vis du client : un budget et une période maîtrisés, un livrable bien défini et un engagement qui incombe au prestataire, sécurisant l’entreprise cliente. La prestation au forfait est en effet une excellente option si l’entreprise est sûre de l’étendue de ses besoins et du résultat qu’elle souhaitera au final. Ainsi, ce mode d’intervention est plutôt conseillé aux entreprises disposant d’un certain degré de maturité vis à vis de l’expertise du prestataire et de leurs attentes, avec des équipes ayant déjà une expérience de réalisation sur le projet demandé.

Pour faire simple : bien connaître son besoin limite les risques d’aléas inattendus. Auquel cas, le forfait sera l’option idéale.

La particularité de la BI

L’expérience montre qu’une prestation au forfait sur un projet complexe peut se transformer en perte budgétaire conséquente. Il arrive que des projets restent lettre morte car ils n’ont que trop dépassé le budget initial. Pour les projets BI, le cas de figure courant est une rallonge avec des avenants au contrat, le client ayant fait évoluer à plusieurs reprises le périmètre de départ.

Les raisons de ces rallonges : des besoins au final bien plus grands (KPI en plus, nouvelles fonctionnalités sur l’outil), ou un contexte qui se révèle plus complexe au fil du temps (“dérive” du projet, arrivée d’un nouveau département sur l’outil en cours de route etc.)

Ceci est d’autant plus vrai que la nature d’un projet BI est de séduire l’utilisateur, et pour cela de coller au plus près de ses besoins. C’est pourquoi un projet en régie peut être la méthode la plus adaptée aux outils BI.

Par ailleurs, le mode régie est aussi l’occasion d’exiger une expertise très pointue plutôt que des résultats figés : vous avez besoin d’une solution BI, vous ne connaissez pas bien les offres des éditeurs qui sont complexes ou les fonctionnalités possibles, il est donc beaucoup plus stratégique d’investir vos moyens sur un consultant BI expérimenté qui sera force de proposition sur le résultat final.

Enfin, la méthode agile, et plus globalement les organisations de projets exigeant des livraisons régulières, sont très compatibles avec le mode régie qui permet d’avancer avec adaptabilité et souplesse, en calibrant la solution sur mesure. Au final, un projet BI en régie pourrait vous coûter moins cher, mieux s’adapter à vos équipes et assurer un meilleur retour sur investissement qu’un forfait en apparence sécurisant, mais plus rigide.

Et Solution B.I ?

Chez Solution B.I, nous nous adaptons aux contraintes de nos clients en proposant de la régie, du forfait et de la régie forfaitée. Notre offre de Managed Services BI (Services managés) nous permet de proposer un service 24/7 en français et anglais à nos clients. Nous pensons que ce mode de fonctionnement permet une plus grande souplesse que le régie. Nous demandons aujourd'hui aux infrastructures d'être scalables et redondantes, le service au forfait garantie à nos clients que l'offre de service proposée corresponde également à ces enjeux. Nous mettons également à disposition notre service au support et développement de nos applications BI Saas (transversaux métiers).