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La capture intelligente d’informations sur des documents papiers représente sans conteste le présent, mais aussi et surtout l’avenir de la gestion de documents. Alors que de plus en plus d’entreprises se lancent aujourd’hui dans l’aventure de la transformation numérique, la capture intelligente devient la solution idéale afin de gagner du temps dans le traitement de tous les types de documents, de la photo aux factures en passant par les textes plus classiques.
Capture intelligente, kesako ?
La capture intelligente possède un fonctionnement d’une simplicité enfantine puisque les logiciels créés pour la mise en place de ce type de capture sont capables de « lire » vos documents exactement comme un être humain pourrait le faire. Plus besoin donc d’embaucher du personnel afin de procéder à la fastidieuse tâche de la numérisation de tous vos documents. Avec un logiciel de capture intelligente, tous vos documents seront numérisés mais aussi parfois classés intelligemment ou renommées directement dans votre ordinateur.
Ce type de logiciel reconnaît à la fois les formulaires avec des champs définis mais il peut être aussi capable de lire directement un texte non formaté afin d’en extraire les principales informations. Dans un monde où la transformation numérique devient presque une obligation afin de ne pas plier sous des tonnes de papiers, les logiciels de capture intelligente deviennent donc des outils indispensables au sein même des entreprises.
Les solutions à la problématique d’extraction des documents
Même si la capture intelligente permet la reconnaissance et la numérisation de tous types de documents, différentes méthodes d’extractions sont élaborées par ces logiciels.
En ce qui concerne les documents papiers, ces derniers seront d’abord scannés avant d’être lues par différentes techniques de reconnaissances. Parmi ces techniques, la reconnaissance optique de marque (qui permet de détecter les champs manuscrits sur un formulaire) ou la reconnaissance de code-barres (qui permet de transformer les code-barres en données facilement lisibles) sont des techniques qui fonctionnent à 100%. En revanche, la reconnaissance intelligente de caractères (qui permet de lire les textes manuscrits) possède un taux de reconnaissance beaucoup plus faible. Après cette première opération de lecture du document, celui-ci sera classé par genre. Enfin, le texte sera extrait du document afin d’être traité par la capture intelligente. Si cette étape est très facilement réalisée dans le cadre de formulaires bien connus par le logiciel, ce dernier aura plus de mal pour traiter les documents sans forme prédéfinies comme les e-mails par exemple.
Pour ce qui est des photos, celles-ci seront automatiquement classés avec les documents non structurés et seront traités d’une manière qui leur est propre.
La capture intelligente : une alliée indispensable dans la réussite de votre entreprise
Les avantages de la capture intelligente sont nombreux : gain de place, gain de personnel, gain de temps et en définitive, gain d’argent.
La place que peuvent prendre des dossiers papiers archivés au fil des années dans une entreprise est considérable. Avec la capture intelligente et la transformation numérique, tous ces dossiers seront à présent consultables directement depuis un ordinateur.
Souvent, pour numériser ou pour classer ces dossiers papiers, il est nécessaire d’embaucher du personnel pour réaliser ces tâches spécifiques. Grâce à la capture intelligente, l’ordinateur remplacera efficacement le personnel et évitera même les erreurs de saisies inhérentes à l’être humain.
Enfin, cette capture intelligente permet de gagner du temps dans la relation client en traitant de manière plus rapide les formulaires qui sont remplis en ligne par les clients. Cela va améliorer la réactivité du service vis-à-vis du client et donc améliorer généralement la satisfaction du client vis-à-vis de l’entreprise.
Dans un monde dans lequel le numérique prend de plus en plus de place chaque jour, la capture intelligente se pose comme la réelle solution pour assurer en douceur la transformation numérique.
