Suis-je prêt pour un projet BI

Envie de vous laisser tenter par un projet BI ? Ça tombe bien, 2017 sera l’année de la data. Mais êtes-vous prêt à relever le challenge ?

Un projet BI n’est pas rien : temps, budget, allocation de ressources, conduite du changement, recherche du prestataire idéal...Pourtant, les solutions décisionnelles ne sont plus seulement l’apanage des grandes entreprises et font leur entrée chez les PME qui y consacrent de plus en plus de ressources. La BI pour tous ? Oui, mais comment savoir si vous êtes prêt à relever le défi ? Suivez le guide.

1. Vous n'y voyez plus rien dans vos data

Oui, quand on parle de business intelligence ou de Big Data, on parle forcément de data. Les deux termes traitent en effet de problématiques liées à l’exploitation, l’analyse et à la gestion des données. Il ne s’agit cependant pas de la même chose. La business intelligence désigne l’ensemble des outils et techniques visant à transformer les données d’entreprise en indicateurs décisionnels. Elle concerne principalement les données issues des systèmes de l’entreprise - même si elle peut mettre en jeu des données externe, notamment pour estimer des ROI. Le Big Data, notion-tiroir plus floue, littéralement “grosses données”, désigne le phénomène d’explosion massive des données et les nouveaux outils qui vont permettre de traiter ces méga-volumes. Les “3 V” qui caractérisent souvent le Big Data, “Vélocité, Volumétrie, Variété”, ne s’appliqueront pas à la majorité des problématiques BI. En business intelligence, les volumes sont gérables par des datawarehouse, les sources sont moins hétérogènes, et la vélocité des données moindre.

2. Vous n'y voyez plus rien tout court

Vous perdez énormément de temps en Comité de Direction à essayer de comprendre les reportings des uns et des autres, vous n’arrivez pas à disposer de ces reportings en temps et en heure, vous avez l’impression que les départements fonctionnent en silo, que les processus métiers ne sont pas fluidifiés, qu’il n’existe pas de gouvernance, vous ne vous appuyez pas sur des outils de visualisation, ou alors si, mais vous les trouvez très compliqués, illisibles, voire carrément ringards. Là, soyons clairs, le problème est sérieux : vous manquez cruellement de visibilité stratégique et de capacité de pilotage fluide sur votre activité. Ce gros problème d’optimisation nuit à votre entreprise dans sa globalité et vous tient éveillé la nuit ? Vous êtes prêt à passer en mode BI.

3. Votre contrôleur de gestion tire la gueule

Côté Finances, c’est la bérézina. On vous fait remonter de plus en plus fréquemment les mêmes plaintes. Vos contrôleurs de gestion croulent sous les tableurs Excel qui arrivent n’importe comment et de toutes parts, ils perdent énormément de temps à consolider ce dont ils ont besoin, Excel leur suffit de moins en moins à optimiser leurs opérations, ils souffrent de passer trop de temps sur des tâches ingrates et pas assez sur l’analyse...Faites-leur plaisir : entamer un projet BI.

4. L'herbe est plus verte ailleurs

Un bon conseil : benchmarkez-vous ! On observe jamais assez ses concurrents. Où en sont-ils côté BI ? Et côté digitalisation globale ? Font-ils appel à des prestataires ? Ont-ils repensé leur organisation ? Par exemple, surveillez simplement leurs actualités via leurs sites web. Si vos concurrents se sont équipés, ils auront certainement une longueur d’avance sur vous. Ils seront non seulement plus crédibles et plus compétitifs, mais aussi plus agiles et plus innovants sur le même marché.

5. Votre DSI est prête (ou presque)

Le rôle de la DSI est de plus en plus stratégique. En véritable locomotive, votre service IT doit être visionnaire, avec une vision de l’entreprise à 360°. Est-ce le cas ? Cette compétence est plus que nécessaire pour assurer la réussite de votre projet BI. Vos équipes techniques doivent assumer un rôle moteur dans l’amélioration des processus de l’entreprise, et avoir l’habitude de collaborer avec les métiers. Posez-vous les bonnes questions. Votre DSI perçoit-elle l’utilité stratégique d’une solution BI ? Pensez-vous qu’elle ait les compétences et les ressources nécessaires ? Si elle a déjà mené des projets d’ampleur, tels que le déploiement d’une infrastructure Data Warehouse, ou la mise en place du gouvernance Data, elle sera suffisamment armée pour se lancer dans une implémentation BI.

Dans le cas contraire, vous devez être réaliste sur le niveau de maturité de vos équipes et agir en conséquence : recrutements, formations, évolutions...Il faut repenser le modèle d’organisation de votre DSI, non plus seulement comme un département “fournisseur de services” mais comme un accompagnateur des métiers.

6. Vos utilisateurs sont suffisamment matures (ou presque)

Vous êtes prêt, votre DSI est prête, votre contrôleur de gestion se languit...Et vos utilisateurs alors ? Si la solution BI en question s’étend à d’autres départements, vous allez devoir évaluer la maturité de vos équipes. Encore une fois, faites le point. Les départements collaborent-ils déjà main dans la main avec la DSI, autour de projets réussis ? Ont-ils l’habitude d’allouer des budgets à l’IT et d’en soutenir les initiatives ? Sont-ils friands de nouvelles technologies dans le cadre de leurs métiers ? Ont-ils une forte “culture digitale” au quotidien ?

Attention : si vos utilisateurs ne se servent pas de la solution BI, vous aurez alloué un gros budget et créé un bel outil pour rien. Il est donc crucial d’être réaliste sur les capacités de vos équipes. Chaque utilisateur est différent : certains seront très “technophiles” et pourront embarquer les autres, d’autres demanderont plus de temps et de formation. Pas de panique : un bon consultant BI mettra en place un dialogue permanent avec vos utilisateurs, prendra le temps de les observer et d’évaluer leur maturité pour vous proposer l’outil adapté, et organisera des sessions de formation jusqu’à la prise en main.

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