5 raisons de déployer la BI au service des RH

Vous êtes RRH ou DRH ? Aujourd’hui, la BI s’adresse à vous : plus seulement l’apanage de la Finance, elle propose des solutions simples et innovantes pour mieux voir le présent comme l’avenir, enrichir vos décisions et vous mettre en position de pilote. Voici 5 raisons de déployer des solutions BI pour booster les outils métier des RH.

5 raisons de déployer la BI au service des RH

Gestion de la masse salariale, gestion des plans de carrière, pénurie des talents, pilotage des paies...Les RH font face à des problématiques métiers nombreuses qui nécessitent une vision globale que la BI peut leur apporter. Toujours plus proches des comités de directions, les préconisations des RH pèsent lourds quand il s’agit d’orienter les décisions de l’entreprise et ses planifications au long cours. De nouvelles responsabilités, qui nécessitent par conséquent des indicateurs solides.

Par ailleurs, l'avènement de nouvelles pratiques liées au numérique (recrutement online, réseaux sociaux) mais aussi Big Data et explosion des données relatives aux salariés ont amené les RH à être un des premiers départements à devoir maîtriser ses données - et donc à se tourner vers la business intelligence. Les outils BI, par bien des manières, permettent de parer à des blocages quotidiens, d’optimiser les pratiques, et surtout de gagner en vision stratégique nécessaire pour piloter l’ensemble de ces ressources. Tour d’horizon de ces possibilités.

1. Fiabiliser et centraliser vos bases de données

En interne, les RH sont submergés par les données relatives aux salariés qui ne cessent d’augmenter, et qu’ils doivent en prime rapprocher avec des données externes. Suivi des effectifs, coûts de recrutement, coûts et heures de formation, hausse des salaires, bonus sur l’année, masse salariale...Tous ces coûts humains sont un défi à gérer au quotidien, et forment la matière première de ce qui déterminera l’ensemble des actions et des prévisions. Assurez-vous donc d’abord que cette matière première essentielle soit fiable et propre avant de prendre des décisions cruciales.

Vos données peuvent provenir de départements différents, être entrées dans les systèmes par une multiplicité d’acteurs, être envoyées de façon éparse par mail dans des tableurs Excel...Tous ces éléments étant des facteurs de dégradation. Un projet BI permettra de vous assurer que vos données sont propres et vous familiarisera avec les bonnes pratiques pour qu’elles soient toujours conformes aux normes.

Fini les tableurs Excel par centaines en pièces jointes : vous pourrez avec votre outil planifier des emailing quand vous voudrez, qui intégreront des tableurs sécurisés et centraliseront votre collecte de data.

2. Optimiser ses pratiques : faire la part belle à votre métier

Sachez que les outils informatiques ne sont pas là pour rendre vos métiers plus complexes, mais au contraire pour vous simplifier la vie.

Il n’y a pas si longtemps, l’analyse des données RH était réservée à des experts avertis, en mesure de restituer des indicateurs depuis une base compliquée. Aujourd’hui, les outils BI sont faciles, pensés pour les utilisateurs, et s’accompagnent toujours d’une gestion de projet comprenant assistance et conduite du changement. Les software adaptés pour les RH, notamment les systèmes “self-service” permettent d’aller consulter directement les données et les indicateurs en toute autonomie et en temps réel, depuis une variété de supports tels qu’ordinateur, smartphone ou tablette tactile.

Ces outils augmentent la productivité de toutes les facettes du métier RH : aide à la décision immédiate, automatisation du reporting et des activités administratives (salaires, la gestion des temps, suivi des carrières…) Ainsi, cette optimisation tout azimut permet une chose essentielle : se dégager du temps pour le consacrer à des facettes plus valorisantes de son métier, tels que le recrutement ciblé, le développement du capital humain...La valeur ajoutée des RH est avant tout dans la détection des talents qui font la force des entreprises.

3. Dégager des prévisions et détecter les talents

Une compréhension fine de ses salariés, de la petite PME à l’entreprise cotée en Bourse, est incontournable pour un service RH. Or, les solutions BI permettent de gérer l’ensemble de ces talents, d’en assurer la relève (âge, ancienneté), d’analyser leur succès comme leurs points d’amélioration, bref, en un mot : d’aiguiser son regard sur l’ensemble des collaborateurs.

Il est possible, par exemple, de croiser des données internes RH et financières avec des données externes tels que les critères de l’industrie et d’évaluer l’impact direct d’un salarié sur la performance de l’entreprise. Cet indicateur permettra de repérer les profils à hauts potentiels et de cibler les efforts de rétention sur ces talents. Ou, au contraire, de connaître les salariés en besoin et prévoir un budget de formation. Il est aussi possible de capitaliser sur les entretiens annuels comme une base de données statistiques qui fera remonter les leviers de motivation ou de démotivation.

Les outils BI permettront aussi de favoriser votre connaissance de l’environnement dans lequel évoluent les salariés : climat favorable ou hostile, cohésion sociale, risques...Et ce en basant les études sur une multiplicité de chiffres : taux d’absentéisme, taux d’accidents du travail, durée des arrêts de travail, taux de non application des consignes de sécurité...L’ensemble de ces prévisions offrira donc un pouvoir de décision et d’anticipation.

4. Prendre le lead : piloter la stratégie d’entreprise

Dans un contexte économique toujours plus tendu, où il est demandé une grande agilité et une capacité à prendre des décisions rapides, la BI peut devenir l’alliée des RH dans cette exigence de réactivité. Les dirigeants en attendent en effet plus des DRH qui deviennent force de conseil et d’action au regard de la stratégie générale.

Les données récoltées auprès des collaborateurs sont autant d’indices vitaux qui vous permettent de piloter des décisions. En puisant les données à la source et en les transformant en indicateurs, il est ainsi possible de mener à bien une politique RH impactante qui s’appuiera sur des chiffres solides. Un tableau de bord BI en comité de direction sera votre allié pour défendre vos décisions, soulever un besoin ou légitimer une action.

Par ailleurs, ces indicateurs fourniront les arguments de votre marque employeur lors de la mise en place de vos communications RH en interne comme en externe. Âge, parité, turn over, opportunités d’évolution : vous aurez directement accès à des chiffres mettant en valeur la qualité de vie au travail de votre entreprise.

5. Répondre aux exigence de la RSE

Depuis juillet 2010, la loi Grenelle 2 impose désormais aux entreprises cotées ou non en bourses de plus de 500 salariés de fournir tous les ans un reporting des conditions environnementales et sociales de l’activité des salariés. Ainsi, la Responsabilité Sociale des Entreprises implique un comportement éthique, transparent, respectueux des hommes et de leur environnement, dans une démarche de développement durable.

Ces indicateurs sociaux qui incombent aux RH pourront être facilement dégagés à travers des solutions BI. Les statistiques diverses (parité, âge, rémunération) seront facilement hiérarchisées et valorisées via l’outil qui les mettra directement en forme et apportera une plus grande lisibilité à l’état de l’art de l’environnement d’entreprise.