6 conseils pour réussir sa migration d'outil décisionnel On Premise

Projet incontournable et contraignant, une migration de plateforme est synonyme de grands changements, mais reste indispensable au maintien de la qualité de votre solution. Comment gérer ce casse-tête ?

Pourquoi envisager une migration de plateforme On-Premise?

Les plateformes de pilotage EPM (Enterprise Performance Management) et BI (Business Intelligence) sont clé dans l’aide décisionnelle recherchée par les entreprises. Outils de planification, budgétisation, définition d’objectifs : elles offrent des solutions intelligentes en constituant un seul point d’entrée pour les collaborateurs, et impactent à termes très positivement sur le chiffre d’affaire.

Les éditeurs faisant régulièrement évoluer leurs logiciels vers des versions plus innovantes, il est nécessaire pour les entreprises de se mettre à jour, et pour cela, de faire appel à une équipe projet BI. Sans quoi, l’entreprise se met clairement à risque : si les actions sur une plateforme présentent un niveau de criticité trop élevée, le moindre bug affectera l’ensemble de la chaine décisionnelle. C’est le cas par exemple de logiciels servant à l’élaboration budgétaire quotidienne : closing mensuel, reporting, running forecast etc.

Si cette évolution est donc incontournable, elle n’est cependant pas sans avantages. Une montée de version propose de nouvelles opportunités : gains de performance (vitesse d’exécution des calculs, temps de réactivité des applications), compatibilités techniques intéressantes (avec Excel, notamment, pour les départements Finance), nouveaux modules, mobilité…Une richesse fonctionnelle qui profitera à l’ensemble des utilisateurs et optimisera les choix stratégiques.

Alors, comment en faire profiter l’ensemble de l’entreprise à travers le monde ?

À quels challenges faut-il s’attendre ?

« Pour les entreprises internationales, une migration se transforme en un vrai challenge » explique Basile Caillens, consultant chez Technology B.I, filiale de Solution B.I. « L’organisation stratégique de cette migration doit couvrir l’ensemble des business unit, et ce en tenant compte des contraintes de tous les utilisateurs. »

 Et pour cause : chaque interruption du système lors de la mise à jour peut constituer une perte de temps et d’argent considérable pour l’entreprise. Pour éviter que ces « downtime » ne pèsent sur le chiffre d’affaire, l’équipe BI doit prendre en compte les spécificités de chaque unité (fuseaux horaires, rythmes de travail, usages etc.)

Réussir sa migration, mode d’emploi

Cet art du management de projet BI nécessite une main de maître, dans la technique comme dans le conseil, grâce à une série de bonnes pratiques.

1. Choisir le bon outil

Il est important de choisir le nouvel outil et ses paramètres en fonction des pratiques de l’entreprise, et pas uniquement de ses performances. Un premier état des lieux de la plateforme ainsi que du besoin réel des utilisateurs permettra de sélectionner l’outil le plus approprié à la cible, et de faire en sorte qu’il sera utilisé au final.

2. Consacrer un temps précieux à la phase de travail préparatoire

Une solide planification des créneaux de migration compatibles (évaluation des temps clés pour chaque pays, anticipation des risques) permettra au projet de passer inaperçu lorsqu’il sera déployé, et donc une meilleure adhésion au changement. Une phase de tests bien menée sera également garante d’une migration sereine en permettant d’identifier tous les problèmes et d’appliquer des correctifs à temps.

3. Élaborer un plan de communication
   

L'équipe doit construire des messages clairs et abondants à destination des utilisateurs. Si l’idéal est que les temps d’indisponibilité du système passent inaperçus, il faut cependant informer le mieux possible les utilisateurs qu’une migration a lieu, et en quoi elle leur sera avantageuse. Objectifs du projets, avantages, échéances…Un changement n’est jamais facile, et donne lieu à de multiples inquiétudes. En anticipant les questions récurrentes (« pourquoi change-t-on la plateforme ?», « quand est-ce que je ne pourrai pas l’utiliser ?», « le système risque-t-il de bugger ? »), l’équipe projet s’épargne des pertes de temps et d’énergie, et s’assure en amont que les utilisateurs seront partie-prenantes une fois le projet achevé. Temporaliser ces messages sous la forme d’un plan de communication accompagnant les déploiement par vagues de la migration sera un facteur de réussite.

4. Cibler les bonnes personnes

Cibler en amont les contacts pour chaque unit, ainsi que les managers clés sur lesquels s’appuyer. Ces relais locaux se chargeront de communiquer vos messages le plus largement possible et au plus près des salariés. Si ces relais locaux sont bien informés et connaissent le projet en détail, ils permettront aussi de parer au problème des différences de langues à l’international.

5. Accompagner les utilisateurs jusqu’à la prise en main

Prévoir des temps de formation (si le nouvel outil en nécessite) ou de découverte pour les utilisateurs. Un outil innovant ne servira à rien si il existe trop d’appréhension pour l’utiliser ! Inciter le management à organiser des ateliers d’initiation à la nouvelle plateforme se révélera très utile pour clôturer le projet.

6. Responsabiliser les utilisateurs pendant la période post-migration

Mettre à contribution les utilisateurs pour faire remonter les erreurs éventuelles au bon interlocuteur sera un vrai atout pour l’équipe en charge de la maintenance. Par exemple, en mettant à disposition une guideline à remplir en cas de bug de la plateforme.