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Chouette, un “petit nouveau” pointe le bout de son nez. Gare aux erreurs : un accueil raté est si vite arrivé…
Bonne nouvelle : vous avez recruté ce consultant prometteur qui vous avait tant plu lors de l’entretien. Toutefois, votre travail d’embauche ne s’arrête pas là. Minimiser l’accueil et le processus d’intégration peut avoir des effets néfastes sur le long-terme, pour vous comme pour ce nouveau collaborateur dont l’envie de s’investir dans l’entreprise peut décliner. Votre objectif : l’aider à se sentir bien chez vous et le rendre opérationnel conformément à vos méthodes de travail le plus rapidement possible. Des enjeux à prendre en compte au moment de l’accueil...
1. Former et informer
La première erreur consiste à penser que certaines choses “vont de soi” et n’ont pas besoin d’être expliquées. On oublie trop souvent, à force d’habitudes devenues réflexes, des éléments qui peuvent être méconnus de ce salarié. D’autant qu’il n’osera pas forcément, lors de ses premiers jours, poser toutes ses questions.
Misez sur un plan d’action RH qui permettra à ce nouveau consultant de se familiariser avec l’entreprise. “Cette étape est primordiale” explique Nadia Boukerrou, Responsable RH chez Solution B.I “ Dès son arrivée, le consultant doit avoir toutes les informations nécessaires pour son intégration. En effet, nous organisons une matinée d’intégration dédiée à la remise du matériel informatique, logistique, ainsi que dossier administratif (mutuelle, prévoyance, règlement intérieur, charte informatique, code de conduite…). Avant d’entamer les formations techniques liées aux compétences de chaque recrue, cette matinée d’échange entre la RH et ce nouveau arrivant est cruciale pour sa future adaptation au sein des équipes.”
En complément, un livret d’accueil en version numérique ou un intranet avec un FAQ bien construit sera idéal pour que votre nouvel arrivant intègre l’organisation sur de bonnes bases.
Enfin, “former et informer” est aussi bon pour le reste des équipes ! Ne les oubliez surtout pas, au risque qu’une défiance se crée auprès de ce nouvel arrivant dont “personne n’était au courant”. Préparez un emailing général annonçant sa date d’arrivée et sa mission, ou un article sur votre intranet (sans oublier la photo du salarié !).
2. Miser sur votre marque employeur
Votre nouveau salarié a acheté des croissants pour son petit-déjeuner d’arrivée ? Tant mieux, il a lui aussi pris les devants pour intégrer rapidement votre équipe. Profitez de cette offrande de viennoiseries pour lui offrir un accueil chaleureux : tâchez d’être disponible au moins 20 minutes pour ce moment informel, présentez les équipes en insistant sur les noms et fonctions. Déliez aussi votre marque employeur : revenez sur les valeurs qui animent votre quotidien, les événements à venir ou passés sous forme d’anecdotes (évènements d’entreprise, team building…), l’historique de la société. Donnez-lui également du temps pour mieux se présenter : son parcours, ses activités extra-professionnelles…
En clair : faites-lui sentir “l’ambiance” pour le mettre en confiance. Si une soirée de team-building approche, profitez-en pour lui dédier quelques minutes de cet événement qui lui permettront de se présenter de manière formelle et de faire connaissance avec l’ensemble des collaborateurs.
3. Nommer un référent
Désigner un membre de l’équipe comme “référent” ou “parrain” (et non supérieur) de ce nouveau collaborateur est un bon moyen de s’assurer qu’il ne sera pas esseulé et qu’il trouvera réponse à ses questions tout au long de son processus d”intégration.
Choisissez de préférence un collaborateur sociable, disponible et avec qui il aura des affinités professionnelles (compétences et expertise similaires).
4. Fixer des objectifs
Si vous ne pouvez pas envoyer votre prestataire immédiatement chez le client, il faut pourtant le challenger dès le départ, au risque qu’il s’ennuie rapidement.
Fixez-lui d’office des points réguliers ainsi que des objectifs très concrets sur le court-terme.
5. Savoir recevoir les idées nouvelles
Ne l’oubliez pas : ce “petit nouveau” est aussi un regard neuf sur votre entreprise. Ses formations et expériences professionnelles peuvent vous permettre de vous “benchmarker” par rapport à la concurrence ou d'innover par rapport à l'actualité.
Dans les premières semaines qui suivent son arrivée, posez lui des questions franches sur sa vision de votre organisation et accueillez avec bienveillance son rapport d’étonnement. Capitalisez sur ses remontées : créez de nouvelles pratiques, ou tout simplement, gardez un oeil averti sur ce qui se fait ailleurs.
6. Préparez un bilan d’intégration
La phase d’intégration de votre collaborateur (durée variable en fonction de votre structure, de son profil, de sa période de formation éventuelle) est maintenant terminée. De prime abord, remerciez les collaborateurs qui ont participé à son intégration. N’hésitez pas à leur demander également des retours. Enfin, profitez du point “bilan d’intégration” que vous aurez fixé au préalable avec votre nouveau consultant pour vous assurer qu’il est opérationnel, a retenu et intégré le fonctionnement de l’entreprise :
respecte-t-il le règlement intérieur ? Comment se sent-il chez vous ?
Si certaines interrogations subsistent, répondez à ses questions. Il sera alors temps de lui fixer de nouveaux objectifs pour que sa carrière dans votre entreprise soit fulgurante !
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