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La Business Intelligence est devenue indispensable dans l’optimisation des cycles budgétaires. A condition de choisir une plateforme de BI adaptée aux besoins de l’entreprise et aux habitudes des collaborateurs. Une business intelligence collaborative, avec une plateforme qui allie l’intelligence d’affaires (la BI) et les outils de collaboration, sera en fait la bonne approche pour mettre en place un budget dynamique. Alors regardons ensemble à quoi ressemble le cycle budgétaire de l’entreprise et comment on peut l’optimiser avec plus de collaboration autour des données.
Comprendre le cycle budgétaire de l’entreprise pour l’optimiser
Le cycle budgétaire passe traditionnellement par les étapes de planification, élaboration budgétaire, prévision et reporting. Faute d’outils adaptés, cette planification est souvent réalisée en silo par chaque département, à partir de ses propres données. Pourtant, les départements de l’entreprise sont tous liés et partagent un même objectif : la réussite du plan stratégique de l’entreprise. Les décideurs de la finance, des ressources humaines, de la production, du marketing, ont donc besoin de se coordonner autour de leurs plannings budgétaires.
Cette coordination se traduit alors par des cycles de validation entre départements, avec la circulation de différentes versions du budget en fonction de différentes hypothèses (mouvements de marché, économies d’échelle possibles, etc.). Ces documents sont basés sur les jeux de données extraits des outils de chaque métier, entre ERP financier, logiciels RH, et outils analytiques du marketing et des ventes. Ces nombreux aller-retours entre départements sont donc consommateurs de temps (pour l’exportation des données, leur harmonisation et leur analyse) et source d’erreurs. Car les données échangées sont statiques, figées au moment de l’exportation. De plus, une erreur de calcul dans un fichier ou une donnée périmée peuvent avoir des répercussions sur d’autres calculs.
Enfin trop souvent, les réajustements de budgets et plans d’action ne peuvent se faire que sur la base des rapports annuels ou trimestriels. Ce délai ne permet pas à l’entreprise de rapidement réajuster sa stratégie pour s’adapter aux évolutions de marché, ce qui est une source de risque. Il est donc important que ce processus de planification budgétaire soit optimisé et raccourci, avec un référentiel commun de données et des outils de collaboration entre les départements.
Vers un budget dynamique avec une business intelligence collaborative
Pour que l’entreprise puisse réagir plus rapidement face aux évolutions de marché, et même les anticiper, elle a donc besoin de données centralisées, fiables et disponibles en temps réel. Un outil de business intelligence permet de mettre en place ce référentiel de données et des indicateurs adaptés aux besoins de chaque métier. L’entreprise peut ainsi faire évoluer dynamiquement ses budgets, sur la base de ces données partagées.
Mais ce cycle budgétaire dynamique, évolutif, implique plus de collaboration entre les différents services de l’entreprise. Car il ne suffit pas de connecter toutes les applications métiers à un outil de BI et d’ouvrir des accès aux utilisateurs. L’idée est de permettre aux équipes de préparer et partager des rapports et tableaux de bord budgétaires directement au sein de l’outil de BI. Avec des fonctions de suivi de révisions, d’ajouts de commentaires et de fils de discussion.
Parmi les logiciels de BI intégrant ce type de fonctions collaboratives, on peut citer Microsoft Power BI (Partenaire de Solution BI depuis 2014), MicroStrategy (Partenaire de Solution BI depuis 2009), Databox, Dundas BI, QlikView, Sisense ou encore Tableau. Chaque outil a ses spécificités qui pourront répondre aux besoins de planification budgétaire de différentes entreprises.
Microsoft Power BI permet ainsi de créer des espaces de travail (Workspaces) dédiés à la collaboration. Dans ces espaces, les collaborateurs peuvent créer des collections de tableaux de bord, de rapports, de jeux de données et de rapports « paginés » (déjà formatés pour bien s’afficher sur une page et ainsi faciliter la consultation). Avec MicroStrategy, plusieurs utilisateurs peuvent collaborer dans un dossier commun à partir de différents jeux de données, et ajouter commentaires, signets et filtres. QlikView est un outil guidé d’analytique qui permettra d’associer aux échanges les utilisateurs moins familiers des outils de BI. Enfin Tableau offre aussi de nombreuses fonctions de collaboration avec la gestion des droits d’accès et modification de rapports. Sa fonctionnalité “Viz snapshot” aide les équipes à échanger autour des analyses de données en leur fournissant un contexte avec des captures d’écran associées à des commentaires.
Se faire accompagner pour transformer son cycle budgétaire
L’entreprise peut se faire accompagner de consultants externes pour choisir et mettre en place la solution de business intelligence collaborative la plus adaptée à ses besoins. Les consultants Solution BI interviennent ainsi sur de nombreux projets de transformation de la planification budgétaire.
Cet accompagnement permet de cadrer et structurer toutes les étapes du projet, dès l’étape amont du recueil des besoins. Un cadrage qui permet l’élaboration du cahier des charges, la sélection de la solution de BI collaborative la plus adaptée, son paramétrage, la formation des équipes, le monitoring de la solution avec suivi de KPI, et son évolution. Cet accompagnement permet aussi de tirer rapidement le plus de valeur de la plateforme de BI. Et sur le long terme de faire évoluer la solution en fonction des besoins de l’entreprise. Par exemple en connectant de nouvelles bases de données et des modèles algorithmiques pour affiner les prévisions budgétaires.
Enfin, avec la mise en place d’une business intelligence collaborative l’entreprise peut aussi découvrir des données inexploitées ou se poser de nouvelles questions. Car ouvrir le dialogue sur la planification budgétaire avec tous les départements de l’entreprise permet de bénéficier de la variété des expériences et des points de vue, pour trouver de nouvelles approches innovantes. L’accompagnement à l’année d’un consultant externe soutiendra cette démarche d’innovation autour des données de l’entreprise.
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