Quel est le vrai coût d'un projet BI ?

La BI est-elle un luxe ? Ou, du moins un luxe de technologie, financièrement accessible ?

Et si l’on répondait à une question qui fâche ? Nombreux sont les décideurs qui n’osent pas franchir le pas, de peur de se lancer dans un “trou financier”. Pourtant, loin des idées reçues, la BI n’est pas hors de portée, et doit être avant tout mise en perspective par rapport aux bénéfices conséquents qu’elle est en mesure d’apporter.

Loi n°1 : protéger le budget, cadrer le besoin

Difficile de fixer un prix moyen face aux différences entre les entreprises, leurs structures, leurs usages. Un projet se définit entre demandeurs et utilisateurs. Dans la plupart des cas, les émetteurs de la demande n’auront qu’une idée partielle de leur besoin, ou seulement une idée générale de leur attentes et objectifs. La demande viendra parfois même de leur direction, en quelques mots ou quelques phrases...Et c’est normal ! La phase de cadrage et de définition du besoin est donc cruciale. Si elle peut être longue et coûteuse, elle permettra surtout d’éviter de “cramer le budget”. Ici un seul conseil : suivre les recommandations de l’expert BI qui évitera les dérives. Bon à savoir : une livraison retardée aura un plus grand impact sur le budget que des charges supplémentaires.

Loi n°2 : bien choisir son consultant BI

Avant toute chose, benchmarkez, recherchez, réfléchissez : choisir le bon partenaire, celle à qui l’on fera confiance, ne se fait pas à la légère. Considérez plusieurs détails : le contact humain avec le consultant qui managera le projet (élément le plus important dans la balance !), la performance des solutions proposées, le retour d’expérience d’autres entreprises, les avantages côté budget.

“Choisir un partenaire à qui l’on fait 100% confiance n’est pas simple” décrypte Loïc Cotté, co-fondateur de Solution B.I. “Chez Solution BI, nous accompagnons nos clients tout au long de leur réflexion de mise en place de la BI. Bien sûr, nous sommes spécialistes sur la partie projet et développement, mais nous sommes également en mesure d’aider dans le choix de la solution au niveau de l’éditeur et de l’infrastructure, et de s’adapter à notre interlocuteur. Afin de réduire les coûts, nous pouvons également faire intervenir notre centre de service, ou bien proposer de nous laisser la main complète sur le projet en mode forfait afin de répartir le budget au plus juste, en fonction des attentes et des besoins du projet. Le plus important pour nous : s’adapter à notre client. ”

Le vrai coût d’un projet BI : la facture au détail

Parlons peu, parlons bien : combien coûtera exactement ce projet BI ? Une estimation moyenne d’un projet BI en jours ira de 50 à 100 jours projets, dépendant des besoins. Ainsi la mise en place d’une infrastructure complète d’un environnement BI pour une structure qui ne dispose de rien d’autre qu’Excel sera très différente d’une entreprise à l’usage BI plus “mature”. Parmis ces différents coûts, comptez :

-        Le coût de l’infrastructure (serveurs/réseaux) qui dépendra principalement des recommandations de l’éditeur. Certains outils BI seront plus gourmands en mémoire. 2 catégories existent : une solution « On premise » c’est-à-dire installée dans l’infrastructure existante, ou “Cloud”, via un fournisseur externe au sein d’un datacenter partagé.

-        Le coût des licences, dépendant encore une fois des éditeurs, mais qui s’échelonne environ à 1000€/user en prix catalogue à l'achat. Ajoutez à cela environ 20% de redevance annuelle. Certains éditeurs proposeront une tarification « serveur » soit en fonction de la puissance de la machine et non du nombre d’utilisateur. On parle souvent de prix aux nombre de « cœurs CPU ». Dans le cadre d’un projet BI, comptez à minima des licences pour la base de données, l’ETL et l’outil restitution. Attention : certains éditeurs vous proposeront des solutions « gratuites ». Si elles semblent alléchantes, elles deviendront rapidement payantes lorsque vous souhaiterez augmenter le nombre d’utilisateurs ou la puissance machine, activer certaines fonctionnalités devenues indispensables, ou simplement partager des développements avec d’autres personnes de la société. Pensez long-terme, donc !

-        Le coût de mis en place du projet : soit la prestation couvrant le cadrage/suivi du projet, les développements, les tests/recettes, la livraison, le suivi post go-live. Le tout en général réalisé par une seul consultant BI (choisissez-le bien!)

-      Une fois le projet terminé, attention au coût de maintenance : soit l’infrastructure (à renouveler tous les 3 à 5 ans), la maintenance des logiciels, ainsi que la maintenance de l’application elle-même (réponse aux questions des utilisateurs, résolution de bug, demandes d’évolutions etc.)

Le vrai coût d’un projet BI : quel retour sur investissement ?

Vous venez de le voir : un projet BI, ce n’est pas rien, et pour cause. Si autant de temps et d’énergie y sont consacrés, c’est que le jeu en vaut la chandelle. Mettre toute l’entreprise face au mêmes objectifs grâce à un seul outil, nettoyer ses données pour avoir un temps d’avance concurrentiel, se doter d’une vue d’ensemble de l’activité partout, tout le temps, prendre des décisions à force de KPI et reportings calibrés...Autant d’éléments qui impactent certes sur sur le chiffre d’affaire et la connaissance de son amélioration, mais aussi sur le fonctionnement organique de l’entreprise, puisqu’il modernise ses pratiques et la transforme en structure data-driven. Alors, prêt à relever le challenge ?